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Gestão Eficiente de Viagens

Os oitos factores chave para optimizar um programa de viagens


A CWT trabalha com os seus clientes na resposta à complexidade e desafios da gestão de viagens de negócios, enquanto satisfaz as necessidades e expectativas dos viajantes. A CWT encara a gestão de viagens como uma tarefa multifacetada assente em oito factores chave capazes de gerar poupanças, enquanto oferece um serviço e aumenta a segurança e sustentabilidade:

  • Oferecer as melhores práticas nos serviços de viagens e optimizar os processos de transacção. Ao utilizar-se ferramentas de reservas online em transacções simples, as empresas podem reduzir os seus custos com viagens em 10%. Para itinerários complexos e serviços especiais, aplicar os conhecimentos específicos dos consultores de viagens é uma necessidade chave para a satisfação dos viajantes. O acesso a conteúdo relevante de companhias aéreas, hotéis, caminhos-de-ferro e empresas rent-a-car, é outra prioridade para os gestores de programas de viagens e viajantes. Igualmente importante, é garantir aos viajantes um conjunto de serviços designados para satisfazer as suas necessidades, desde do momento da reserva, até ao seu regresso. Implementar a configuração do serviço que melhor equilibra a poupança e os requisitos do serviço da empresa, assume um papel preponderante no suporte desses objectivos.
  • Captar os gastos com Hotéis. Os custos com as estadias em Hotéis, que tipícamente constituem cerca de 30-50% do orçamento total de viagens, podem ser reduzidos quando encaram o seu programa de hoteis num modelo disciplinado e profissional. Ao optimizar a negociação com unidades independentes, mas também com cadeias de Hotéis, e ao implementar uma politica que considera a necessidade de poupança com o conforto do viajante, conveniência e segurança, as empresa podem melhorar o cumprimento do programa, a localização do viajante e gerir mais eficientemente os seus gastos com hotéis.
  • Optimizar o transporte aéreo e terrestre. A despesa com o transporte aéreo representa a maior percentagem dos gastos com viagens e uma oportunidade para maiores poupanças. Conseguir que os viajantes reservem com antecedência e utilizem tarifas restritas, mas também conciliar as oportunidades de compra com tarifas negociadas, ajuda a reduzir os custos. Para garantir descontos, tal como para negociar com alianças de companhias aéreas, é igualmente importante concentrar o volume num número limitado de fornecedores preferenciais. O transporte terrestre, que inclui, comboios, rent-a-car, limousine, chauffer e serviços de táxi, nem sempre recebem a mesma atenção que o transporte aéreo, mas podem facilmente representar 15%, ou mais, do orçamento total de viagens. Em muitos mercados, o transporte ferroviário constitui uma alternativa eficiente ao transporte aéreo em termos de custos, tempo de viagem e redução de emissões de dióxido de carbono. Uma análise cuidada dos dados de transporte ferroviário de uma empresa e de informação relevante dos fornecedores, pode ser importante na negociação dos melhores termos do contrato e a estabilizar os preços ao longo da duração do contrato.
  • Melhorar o cumprimento da política de viagens e a gestão da procura. Uma politica de viagens bem delineada, juntamente com o seu cumprimento pelo viajante, são os pilares de um programa de gestão de viagens eficiente. As melhores práticas aplicadas em ambas as áreas, podem conduzir a uma poupança média de 20% nos gastos totais em viagens. Estas poupanças vêm de melhorias em cinco áreas principais:
    • Antecedência nas reservas da aviação;
    • Tarifas aéreas restritivas;
    • Fornecedores preferenciais;
    • Conforto do viajante, (classe na aviação/categoria hoteleira);
    • Canais de reservas preferenciais.
Cada vez mais, as empresa  estão também a avaliar as razões por que as viagens de negócio são importantes no retorno do investimento, mas também o seu impacto no meio ambiente e no equilíbrio da rotina de trabalho dos viajantes. Ao integrar a gestão da procura nos seus programas de viagens, algumas empresas estão a introduzir alternativas, como as vídeo-conferências, na sua política.
  • Aumentar a consolidação do programa de viagens. As empresas podem garantir uma poupança em média de 20%, tal como melhorar o serviço e a segurança, quando consolidam o seu programa de viagens a um nível regional e global. Consequentemente, as empresas estão a padronizar as suas políticas de viagens, processos e ferramentas e a consolidar as suas fontes. Para suportar este esforço, cada vez mais as empresas estão a trabalhar globalmente com uma única empresa de gestão de viagens.
  • Aumentar a segurança e considerar a responsabilidade social empresarial. As empresas líderes, antes, durante e depois da sua viagem de negócio, mantêm sempre os seus viajantes bem informados sobre os aspectos de segurança, tal como estão bem equipadas para os localizar e assistir em caso de emergência. Estas empresas, também começaram a considerar aspectos de responsabilidade social, ao envolver o meio ambiente nos seus programas de viagens. Consequentemente, estão a possibilitar aos seus viajantes comparar as emissões de dióxido de carbono, dos diferentes meios de transportes possíveis a quando a reserva. Relatórios pós-viagem permitem às empresas captar e registar as emissões de CO2 e a gerir melhor os aspectos ambientais.
  • Identificar os gastos com reuniões e eventos. Ao integrar as reuniões e eventos nos seus programas de viagens, as empresa podem garantir poupanças anteriormente ignoradas. As empresas, podem também assim, beneficiar dos mesmos serviços de viagens que a sua empresa de gestão de viagens oferece.
  • Medir a Performance. Os gestores de programas de viagens necessitam de indicadores métricos chave e de actualizar regularmente os dashboards, de forma a monitorizar os progressos do seu programa de viagens. Igualmente importante, é uma avaliação actualizada da satisfação dos viajantes, que permite aos gestores dos programas de viagens a continuar a definir e a melhorar o seu programa de viagens, tal como aumentar o cumprimento da política.